GoogleWorkspaceを使った業務効率化の実際

近年は、社内のドキュメントファイルの共有や管理を、社内やデータセンターに設置したドキュメントファイル保管用のサーバーを利用した運用から、それらに代わってクラウド型のアプリケーションサービスを導入、利用する運用へシフトする企業が増えています。テレワークが増えていることもこうした運用へシフトすることを後押ししています。
私たちフレクシ―サポートサービスでは、お客様のニーズや悩み、ご相談に応じて、様々なクラウド型のアプリケーションやツールをご提案し、その導入支援を行っております。
今回はその中から、業務効率化ツールの一つであるGoogle Workspace(旧Google suite)を利用されているお客様の所で聞かれる業務効率化の声をご紹介します。

社内の資料の共有・連携の仕組みが改善されて、資料探しの手間が軽減され、資料作りの無駄が軽減された

どこの会社にもよくあることですが、プレゼン資料やWORDやEXCELで作った資料など、どれが最新のものかわからなくなってしまった・・・結果として似たような資料を複数の社員がバラバラに作ってしまっていた・・・なんてことがあります。

最新バージョンを共有できていれば、すぐにお客様にプレゼンテーションを行ったり、社内や取引先と資料を迅速に連携できていたはずが、うまく共有できていなかったがために、機会損失や効率が落ちるということが少なくありません。

Google Workspaceを使うことで、ドキュメントファイルの共有とバージョン管理を簡単に行うことができます。共有する権限を与えられたメンバー全員が同じフォルダやファイルにアクセスするため、最新の資料がどれであるかを検索したり、誰が最後に編集したのかがわかります。編集履歴が残るため、いつ誰が何を更新したのかを把握することができます。

Google Workspaceを用いてファイル共有することにより、従来のメールでドキュメントファイルの交信を連絡し合うといった運用が必要なくなります。

従来のドキュメントファイルの交信による運用は、コピーファイルを増やすことにつながり、それらの管理を煩雑にすると共に、ひいては外部への情報漏洩のリスクも高めてしまいます。
Google Workspaceを用いたドキュメントファイルの共有により一元管理することができるため、セキュリティ面からも情報漏洩のリスクを軽減することができます。

Google Workspaceのアプリケーションの一つであるGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを利用することで、社内の資料共有や連携の仕組みが改善され業務を効率化することができた、という声をよく耳にします。

たくさんのツールをひとまとめにできコスト削減

これまでスケジュール管理ツールや課題管理ツールなど、複数のツールやアプリを導入しているものの、利用者が一部の人だけである、あまり利用されていないがユーザーライセンスが数多く存在している。こうした無駄が発生している事例を見かけます。

Google Workspaceは、ドキュメントファイルの共有や連携、Gmailの利用といった印象を抱かれていますが、カレンダーやチャット、ToDoリストのタスク管理など、多くの機能を有しており、ビジネスに必要とする多くのアプリケーションやツールがひとまとめになっています。

Google Workspaceの導入により、従来は別々にツールやアプリを導入し、ユーザー管理やライセンス管理を行い、運用を行う中で発生していた無駄を大いに省くことができたという声を聞きます。

テレワークにも最適

テレワークで別々の所にいる者同士が、Google Workspaceのchatアプリを使って、始業時に挨拶や今日のTODOを確認し合う、業務中は常にチャットをオンにしておくことで、すぐにちょっとした質疑応答や相談をすることができます。

さらに、そのまま会話をした方が良いような場合には、Meetアプリを用いて会議、打合せをすることができます。

Google Workspaceはテレワークの場においても有用であるという話を聞かせて頂いています。

一気に進めようとしないことも時には大事

Google Workspaceには多くのアプリやツールがあります。
一度期に全部の運用を開始しようとすると、使い方のわからない人が増えてしまったりして、運用がうまく軌道にのらない話を聞くことがあります。運用していくアプリやツールの優先度を決めて、運用が浸透していったら他のアプリやツールの利用へ展開して、というように事前に計画立てて運用を開始することをお奨めします。

私たちフレクシ―サポートサービスでは、導入支援と共にこうした運用のコンサルテーションを行い、より効率的に運用を軌道にのせて、皆様の業務を効率化していくお手伝いを行っています。

自社に最適な業務ツールをお探しなら専門家に相談するのも手

私たちフレクシーサポートサービスでは、Google Workspace以外にも、様々なビジネスアプリケーションやツールの導入支援を行っています。どういう物が業務に良いのかなど、ニーズやお悩みなどがございましたら、どうぞお気軽にご相談ください。