情報システム業務や社内IT業務のアウトソーシング〜経営者や現場の懸念や課題への対応策・解決策編その2〜

IT化、DX化と言われる中、アウトソーシングを活用する企業が増えてきました。その中で経営者や現場の不安という声も聞かれます。
今回は
・委託するために整理する時間がない、人材がいない…
・余計にコストがかかってしまいそう…
という懸念や課題に対する対応策・解決策、そして社内ITをアウトソーシングすることによりメリットについて私たちが実感していることについて具体的に説明します。

委託するために整理する時間がない、人材がいない…への対応策（相談し一緒に整理できるかがカギ）

アウトソーシングを活用してみたいが、業務を整理したり仕様を作る時間や人もいなくて困っている・・・という課題がよくあります。こうした場合は、まず何をすべきか、タスクだけでも実際にリストアップしてみましょう。また期限を1ヶ月など決めたうえで対応することで進みやすくなるとお伝えしました。

ここで整理する視点においては、アウトソーシングするために仕様を作成するというよりも、まずは自分自信や社内で普段行っている業務フローや作業について整理することを優先しましょう。実際に業務を委託する企業（アウトソーシング側）も工数が把握しやすくなります。また、アウトソーシング先にどんな準備が必要かを相談してみるのもおすすめです。そのほうが業務を委託するうえで必要な範囲や内容に絞ることができるからです。

私たちは、業務整理が難しい、時間が確保できないというお客様も実際に多いことから、お客様の社内の状況を丁寧にヒアリングさせていただき、業務を整理するところからサポートしています。自社でなんとかを解決というよりも、専門家（アウトソーシング先）に任せたほうが早かった・よかった！という声をいただいております。

余計にコストがかかってしまいそう…への解決策（オーバースペックにならないこと・業務改善がカギ）

アウトソーシングすることで社内で対応するよりも費用がかさんでしまった・・・ということにならないようにするために、アウトソーシングする業務内容を明確することが大切だとお伝えしました。

対応策としては、いきなりPCの台数や従業員数などで費用を見積もって委託せず、業務内容をしっかりと相談し整理したうえでどのような業務・作業をアウトソーシングするかを決めることが大事です。また、アウトソーシング先が業務改善を行えるかどうかという点も重要ですので任せっきりではなく検証するようにしましょう。

例えば、ヘルプデスクを例にとると、

共有フォルダにアクセスができない、ネットワークに入れない、ツールやサービスのアカウントにログインできない、OSの更新がかかってしまった・・・など記録をつけてみると同じような問い合わせが非常に多かったり、定期的に入ってきたりするものです。

類似のQAをまとめて社内に周知することで、IT部門やサポート部門の作業量を大幅に減らしていくことができます。そのためには、日々の業務で発生するインシデントの記録をつけて業務改善をしていけるかどうかがコストに大きく関わってきますので、そうした対応ができるアウトソーシング先かどうかがポイントです。

私たちは、お客様のIT業務サポートをしていく中で、事前のヒアリングを徹底してオーバースペックにならない費用でご提案するほか、IT業務改善にも力を入れています。つまり、業務を実際に行なっていくなかで、不要な業務を削減してお客様のコスト削減に貢献しています。標準化やドキュメント化により、ユーザー自身が自己解決することでIT部門の負担も軽減されます。

また、何よりも委託費用が少々かかったとしても、自社の作業の標準化ができ生産性も改善し、これまでヘルプデスク等の社内ITで対応していた工数を、ITの企画やサービス導入検討等のこれまでできなかった作業へ工数がシフトでき、余計なコストにはならず企業全体のIT化・DX化が進んだという声をいただいております。

経営者や現場の不安に寄り添ったサービスを選ぼう

以上、情シス業務や社内ITをアウトソーシングする上で、懸念される課題への対応策、解決策、メリットについて説明しました。

私たちフレクシーサポートでは、こうした経営者や現場の不安を払拭、解決できるようお客様の課題に寄り添って取り組んでおります。社内で内製にするべき業務については、しっかりとそのことをお伝えすることを大事にしたり、セキュリティの視点から情報資産の取り扱いとお客先と分担して行うという姿勢で対応しています。さらに、委託に向けた準備という意味では、業務に整理がつかない段階でヒアリングや相談にのり、一緒に改善・解決に向けてサポートいたします。何よりも業務改善を行い、お客様の生産性向上を伴奏することが私たちの強みです。

IT業務にお困りなら、まずはフレクシーサポートにご相談ください。