作業は簡単でも煩雑なアカウント管理〜退職時編〜
アカウント管理、確実かつタイムリーにしっかりとできていますか？
アカウント管理とは、ユーザーがシステムやアプリケーションにログインしたりアクセスするためのユーザーIDやパスワードの管理を行うことです。アカウント管理を適切かつタイムリーに行うことで、情報漏洩や不正アクセスなどの企業リスクを低減することにつながります。逆に言えば、アカウント管理を怠ると、セキュリティなど重大なリスクにつながることにも…。今回はアカウント管理のうち、特に重要な退職時の管理についてお話しします。
作業は小さくとも、アカウント管理は煩雑
アカウント管理はとても煩雑な業務の一つです。社員の入社・退職の時期が3月から4月など、バタバタして忙しい時期と重なってしまうことがよくあります。また、突然の退職や部署異動など、即座の対応を求められることも多い業務です。そのため、アカウント管理をあわてずに行えるように、ガイドラインや手順書を整備することが大切になりますが、なかなか時間が取れないということも多いかと思います。
アカウントの作成や削除、権限の変更自体は簡単な作業に見えますが、忙しい時期に重なったりして対応漏れが出たり、また手順を誤ると大きな問題を引き起こすことがあります。
退職時のアカウント管理を適切に行わないと…
・情報の持ち出しや不正アクセスにつながる恐れ
・退職者が管理権限を持っている場合は、サービスやシステムが使えなくなる
といった問題を引き起こす可能性があります。
クラウドサービスの利用が増えた昨今、アカウント管理業務のボリュームはますます増えています。
退職時のアカウント削除が特に重要
アカウント管理の中でも特に重要なのは、退職時の管理です。うっかり忘れていた！ということがないように退職手続きが完了したら、当該社員のアカウントを確実に削除しましょう。また、管理者権限などを持っている場合には、退職前にはアカウントの権限を変更して、必要最低限のアクセス権限に変更しておくことも情報管理の視点からも重要です。
面倒なアカウント管理もアウトソーシングできます
こうした煩雑で面倒、かつセキュリティの観点からもとても重要なアカウント管理は、アウトソーシングができます。アウトソーシングにより、リソース不足の場合でも、日頃から定期的なアカウントの棚卸しをしておくことができ必要な時に慌てず行えます。入社・退職の多い時期の対応はもちろん、急な入社、退職や部署異動といった突発的な管理も、社内のリソースに影響されず依頼できることで、確実・タイムリーに行えます。
フレクシーサポート情報システム代行サービスでは、GoogleWorkspaceやサイボウズなどのグループウェア、ZoomやTeamsなどのウェブ会議システム、その他各種クラウドサービスのアカウント管理についても柔軟に対応できます。手順やガイドラインがない、作る時間もないという企業様においては、手順書などの作成もサポートいたしますので、ぜひご相談ください。
