想像以上に大変なアカウント管理（入社時編）

想像以上に大変な社内IT業務の一つがアカウント管理（メールアドレスやシステムログインアカウントの新規追加、パスワードの管理等）です。社員が入社する場合、通常は組織のIT部門やシステム管理者などがアカウントを作成・対応しますが、IT担当がいない場合は、総務等の方が兼任されている場合もあるかと思います。
入社時のアカウント管理は、色々なシステムのアカウント設定があるということもあり、単なる設定だけでなくセキュリティに関わる指導も必要になってくるため想像以上に大変です。今回は、社員が入社した際に必要なアカウント管理業務について、注意点も含めて解説します。

アカウントの作成と社員への指導

社員が入社した際に、まずは必要なアカウントを作成する必要がありますが、アカウント作成時には、社員の役割や業務内容に応じて、例えば、メールアカウントやグループウェアアカウント、クラウドサービスやシステムのアカウントなどが必要になります。

アカウント作成時には、セキュリティ強度の高いパスワードを設定することが重要です。初回ログイン時にパスワードの変更を指導してセキュリティ対策を強化しましょう。また、新入社員の場合などにはリテラシーに応じて、アカウント情報の漏洩を防止するため、パスワードを他人に教えたり、不正アクセスを行わないように指導することも忘れずに。

さらに、社員には、アカウント情報の管理についても周知しておく必要があります。例えば、パスワードの定期的な変更などがあります。これらの指導を行うことで、情報漏洩やセキュリティ上の問題を未然に防ぐことにつながります。

アカウントの権限設定

アカウントの権限設定は、情報セキュリティにとって非常に重要です。社員の役職や社員の役割、所属部門（業務内容）に応じた権限を与えることが大切です。ただし、権限が不十分だと必要な情報にアクセスできない場合もありますので注意しましょう。

アカウントの権限設定では、一般的には必要最小限のアクセス権限を与えることが推奨されます。ただし、業務によっては、必要最小限の権限では十分でない場合があります。例えば、営業マネージャーは、他の社員よりも多くの情報にアクセスする必要があるかもしれません。ただし、必要以上の権限を与えると、情報漏えいリスクが高まるため、権限範囲の確認と設定は注意して行いましょう。

一度設定して終わりではないアカウント管理業務

入社時に限った話ではありませんが、アカウント管理業務は、一度設定したら終わりではなく、アクセス権限など定期的なメンテナンスが必要な業務です。社員の役職が変わったり、業務内容が変化した場合には変更する必要が出てきます。また、組織の情報セキュリティポリシーに準拠しているかどうかも定期的に確認する必要があり、ポリシーが更新された場合には、アクセス権限等の見直しを行う必要が出てくることも。このように、アカウント管理業務は常にメンテナンスが必要な作業で、またメンテナンスが適切に行われているかどうかのフォローアップも必要で、このことがアカウント管理業務が大変になりやすい一面でもあります。

重要かつ負荷も大きいアカウント管理はアウトソーシングできる！

このようにセキュリィにも関わる重要なアカウント管理ですが、アウトソーシング可能な業務でもあります。アウトソーシングすることによるメリットとして以下があげらます。

・専門的な知識を持つ人材にアカウント管理業務を任せることができるため、業務効率が向上。
・アカウント管理のポリシーや基準が自社にない場合には、専門家に任せることでセキュリティ強化にもつながる。
・アウトソーシングにより、キッティングなど同時に作業が重なった場合にも負荷を平準化してタイムリーに対応することができる。

私たちフレクシーサポートでは、アカウント管理が入社・退社の忙しい時期にもタイムリーに行えるように、IT担当者に代わって対応しています。セキュリティにも詳しい専門家ですのでセキュリティの強化もサポートいたします。まずはご相談ください。