情シスや社内ITにとって必要なライセンス管理とは

IT資産管理業務におけるライセンス管理には具体的に以下の4つが重要になります。 

• ライセンスの把握 ：まずは保有するソフトウェアやサービスのライセンスを正確に把握する必要があります。これには、ライセンスの種類、数、契約期限（終了や更新期限）、その他の条件を把握しましょう。こうすることで、ライセンス不足やライセンスの有効期限切れに陥ることを防ぐことができます。
• ライセンスの整理や棚卸し：不要なライセンスを削除したり、重複ライセンスを統合してライセンスを整理・棚卸しすることとコスト削減につながります。そして日頃から整理をしておくことで、社員の入社時に間違えてライセンスを購入してしまうということもなくなります。また、ライセンスを新たに購入した場合には、その時に台帳などに追加してタイムリーに管理していくことも大事です。あとから・・・と考えているとわからくなり追跡しづらいこともあります。
• ライセンスの監視：ライセンス数の変化を定期的に台帳を監視し、必要な場合は追加のライセンスを購入することで、ライセンス不足を防ぎます。
• ライセンスの更新：ライセンス契約の期限が切れる前に、ライセンス更新手続きを行うことで、ソフトウェアの使用を継続することができます。一旦切れてしまうと、ものによっては初期費用などが新たにかかってしまったり、データが削除されてしまうなどのリスクもあります。

ライセンス管理が適切に行われないとどうなる？

一つは社内の問題として、社員の入社や配置変えなどの際に、ライセンス不足になってしまうと業務に支障が出たり、ストップしてしまったりすることがあります。また先にも述べましたが、ライセンスが足りないと思って購入すると無駄なコストにもつながってしまいます。 さらに、ライセンス管理の問題は自社だけの問題に留まらず訴訟等の大きな問題に発展してしまうこともあるため注意が必要です。 ライセンス数の契約が適切でない場合には、ソフトウェアなどのサポートが受けられないことがあります。そして何よりも、契約違反がある場合には損害賠償の対象となってしまうケースもあります。これらを遵守することで、効率的に管理でき、ライセンス管理が適切に行われることで、訴訟や損害賠償などのリスクを回避することができます。

ライセンス管理はアウトソーシングできる

こうした煩雑な業務でもありながらも大変重要なライセンス管理ですが、これは他のIT資産管理業務と同様にアウトソーシングし、ライセンスの把握や整理、更新などを任せることもできます。現状の管理ができていない・・・という場合には台帳作りからサポートすることもできます。一度、台帳作成をして現状把握ができれば、あとは運用にのせやすい業務でもあります。ラインセンス管理を含めたIT資産管理にお困りならまずはお気軽にご相談ください。IT資産管理ツールの活用の提案もできます。