紙の文書の電子化（ペーパレス化）
紙の文書をスキャンしてデジタルフォーマットに変換したり、そもそもPDFなどの電子文書でやりとりすることです。これにより、文書の検索、共有、保管が容易になり、情報の取り扱いが効率化されます。
クラウド化
サーバー、データベース、ソフトウェアなどをクラウドプラットフォームへ移行する企業が急増しています。ドキュメントをGoogleやDropboxなどのクラウドサービスで共有していることも多いかと思います。こうしたクラウドサービスを活用することで、高い拡張性が（必要に応じて容量を大きくするなど）が実現することに加え、作業場所に関わらずアクセスが容易になりリモートワークの普及をサポートしています。
オンライン会議
対面会議をzoomやTeams、Googlemeetといったオンラインウェブ会議システムを使ったものに切り替えることも、デジタイゼーションの事例です。リモートワークの推進に加え、移動時間や交通費などのコスト削減に有効です。
ITデバイスの導入
例えば営業マンがお客様にタブレットを使って必要な情報を瞬時に取り出して商品プレゼンを行ったり、購買・調達部門がタブレットを使って受発注するといったこともデジタイゼーションの事例になります。
電子印鑑・デジタル署名
社内稟議での承認印や取引先との契約書などの業務を、電子印鑑やデジタル署名を使ったものに変更する流れもあります。そうすることで業務フローがシステム化されて効率化されるだけでなく、リモートワークでも決済や契約の流れが滞らずスムーズに業務が遂行できるメリットがあります。
現在、政府が進めている電子帳簿保存制度もその一環です。
コスト削減
デジタル化によって情報の検索・共有・保管が一元化されるとともに、データの利活用の効率化、データの伝達スピードアップ等が図られ、作業の生産性アップや品質向上等が図られ、作業工数の削減、残業時間の削減が実現できコスト削減に貢献します。また、ペーパレス化により用紙やインクなどの経費削減につながったり、クラウド化によってハードウェア等の物理的な保管スペースが削減できることで直接的なコスト削減が可能です。
作業ミス削減と効率化
アナログ業務が電子化されることで、業務プロセスが効率的になり、時間と労力の節約につながります。また、人的作業に比べて、必要に応じて通知やアラートを出すことなどができたりすることから、うっかり忘れや作業ミスを削減できます。 クラウドに移行することで、万が一担当者が休みのときでも、他の担当が情報やデータにアクセスできることで業務の停滞が解消されるといった利点もあります。
環境への貢献
例えば、ペーパーレス化によって廃棄物が削減されます。また、オンライン会議やリモートワークの拡大によって、通勤に伴う環境負荷の低減にも貢献できます。
一見すると、良いことばかりに見えるデジタイゼーションですが、いくつかの課題やリスクもあります。まず、デジタルデータはセキュリティのリスクを伴います。ウイルスによる情報漏洩や破壊が懸念されますので、セキュリティ対策もあわせて必要です。また、変化の激しい時代において、デジタルデータの保存媒体やフォーマットは変わることもあります。フロッピーディスクやCD-ROMは使われなくなっているのはその例です。古いデータを取り扱う際には、互換性の問題やデータの喪失のリスクが生じます。バックアップやデータ復旧手段を考えておくなどの対策が必要です。ただ、デメリットよりもメリットのほうがはるかに大きいため、デジタイゼーションはやはりどの企業にも必要なデジタル化のステップと言えるでしょう。
デジタル化といっても一気に進めることは困難で、また一度に切り替えようとしてもコストも膨大にかかり、社内的な混乱にも繋がってしまうことがあります。まずははじめの一歩である、業務を部分的にデジタル化するデジタイゼーションに取り組んでみましょう。フレクシーサポートでは、ペーパレス化、情報共有の効率化、クラウドへの移行など柔軟にお客様のIT化、デジタル化をサポートしております。お気軽にご相談ください。
