社員のIT関連問題に対応するサポート業務。IT機器の立ち上げ、パスワードリセット、アプリケーション使用方法、トラブルシューティングなど、幅広い問い合わせに対応します。
アウトソーシングのメリットと効果
ヘルプデスク業務は標準化が可能で、問い合わせ内容も類似したものが多いため、アウトソーシングで効率的に対応できます。社内リソース不足の場合に特に有効です。
問い合わせは社員のITスキル、経験によって簡単なものから複雑なものまで多岐に渡ります。一方、問合せ件数はFAQの作成や手順書の作成等で削減できますし、専門業者へ委託することで社内IT部門の負荷軽減、社員へのサービス品質向上にも繋がります。
PCの初期設定、OSや必要なソフトウェアのインストール、セキュリティ設定を行う業務。社員が利用するPCを準備する度に発生する作業です。
アウトソーシングのメリットと効果
セットアップ業務は手順がルール化しやすく、外部業者が短期間で必要台数のPCセットアップを行えます。オンサイト訪問対応や、PCの調達からキッティング完了後の配送まで一括対応が可能です。アウトソーシングすることで、標準化した設定が行われ、作業品質の向上、負荷の平準化が図れます。タブレットやスマホなどキッティングの種類も増えていて時期によっては社内では手いっぱいとなることも多く、アウトソースで負荷軽減ができます。
PC、タブレット、スマホ、ソフトウェアライセンス、サーバなど、企業が保有するすべてのIT資産のライフサイクル管理。新規購入、配布、更新、保守、廃棄時のデータ消去まで、IT資産の追跡や監査が必要です。
アウトソーシングのメリットと効果
IT資産管理はツール化を進めることで管理の効率化、見える化が可能となります。ツール活用や資産管理業務を専門業者へ委託することで、資産の棚卸しや状態把握ができるようになり、作業の効率化や無駄な資産を抑えることもできます。
新入社員や退職者のアカウント発行・削除、アクセス権限の設定・変更などを行う業務。セキュリティ面からも誤操作や対応遅延はリスクとなるため、適切な運用が求められます。
アウトソーシングのメリットと効果
アカウント管理はルール化しやすく、セキュアかつ効率的に運用できます。入退社など特定時期に集中しやすい業務で、対応の遅れやミスが許されないため、アウトソーシングで納期遵守が図れます。また、クラウドサービスの活用の拡大で管理対象も多くなり、一括してアウトソースすることでより煩雑化から解放されます。
1. 小さな業務から始める
すべてのIT業務を一度にアウトソーシングするのではなく、まずはヘルプデスクやPCセットアップなど、比較的シンプルで明確な業務から始めるのが効果的です。小規模から始めて成果を確認した後、徐々に他の業務を拡大していくことで、費用を抑えつつ安心して導入できます。
2. 利用メニューがカスタマイズ可能なサービスを選ぶ
企業ごとに業務プロセスやIT環境は異なるため、自社のニーズに合った利用メニューのカスタマイズが可能な柔軟性の高いアウトソーシングサービスを選ぶことが重要です。柔軟に対応できる業者を選ぶことで、無理なく導入できます。
3. コミュニケーションとサポート体制
アウトソーシング業者とのコミュニケーションは非常に重要です。定期的なミーティングや報告書の提供を通じて、業務の進捗や問題点を確認しましょう。業者選定の際には、サポート体制が整っているかも確認し、問い合わせ発生時の対応速度やサービスレベルをチェックすることが必要です。
4. セキュリティの確認
特に、データやセキュリティが関わる業務をアウトソーシングする場合、業者のセキュリティポリシーや対応力を事前に確認しましょう。セキュリティ体制が整っている業者に任せることで、情報漏洩やシステムトラブルのリスクを回避できます。プライバシーマークやISO取得が最低条件となります。
