業務を効率化するために、社内でGoogle Apps ScriptやExcel VBA、Kintoneなどを活用してアプリを開発し・運用している企業は多いと思います。
「Excelの手作業を自動化するマクロを作った」
「社内申請や営業顧客、リードをKintoneで管理するようにした」
「Google Apps Scriptで定型業務を自動化した」
最初は便利に使われていたこれらのアプリも、時間が経つとさまざまな問題が発生してしまうことがあります。
「前任者が作ったシステムだけど、使い方や変更の仕方がよくわからない…」
「エラーが出たが、どこを直せばいいのか不明、仕様が残っていない」
「機能追加したいけど、対応できるメンバーがいない、誰に頼めばいいのか分からない」
「OSや機能がバージョンアップしたが、対応できない」
こうした問題が発生すると、せっかくの業務アプリが"負の遺産"になり、逆に業務を圧迫してしまうこともあります。
社内で作られた業務アプリがうまく活用できない状態になるのは、いくつかの典型的な理由があります。
🔹 「属人化」の問題
特定の担当者が独自に作ったアプリやツールは、本人以外が仕組みを理解していないことが多く、その担当者が退職・異動すると、アプリの修正が困難になることがあります。
🔹 ドキュメント不足
社内の業務アプリは「とりあえず動けばOK」となりがちで、仕様書や手順書がないまま運用されることが多いです。数年後、誰もメンテナンスできない状態になりやすいです。社内で作っているからこそ、外注と違って仕様書が残っていないことも多いのです。
🔹 ツールのバージョンアップ
Google Apps ScriptやKintone、Excel VBAなどは定期的に仕様変更やアップデートが行われます。以前は動いていた業務アプリが、ある日突然動かなくなることもあります。Windowsのアップデートに伴って動作しなくなったということも多々あります。
🔹 業務フローの変化
業務のやり方が変わると、以前作られたアプリが使えなくなったり、機能が足りなくなったりしますが、適切に改修ができないケースがあります。結果的に「手作業に戻る」ことも少なくありません。
では、社内業務アプリを"負の遺産"にせず、長く活用するにはどうすればよいのでしょうか？
✅ ドキュメントを残す
業務アプリの仕様や使い方、メンテナンス方法を簡単でもいいので記録に残すことが重要です。
✅ シンプルな設計を意識する
開発時に「このコードは誰が見ても理解できるか？」を考えて作ることで、将来の保守が楽になります。
✅ 定期的なメンテナンスを行う
定期的に業務アプリを見直し、OSや製品のVerアップを行い、最新の環境に適応できるようにすることが大切です。
✅ 外部の専門家に相談す
「社内にメンテナンスできる人がいない」「何から手をつけていいかわからない」場合は、無理せずITの専門家に相談するのもひとつの方法です。
フレクシーサポートビジネスアプリケアサービスは、社内で利用の業務アプリケーション（Google Apps Script、Kintone、Excel VBA・マクロ、Access、Windows Power shellなど）をより快適に使えるようにブラッシュアップしながら、改修・保守・運用を代行することに特化したアウトソーシングサービスです。
社内で作られたアプリケーションが前任者の退職や異動で運用管理ができなくなった場合や、不具合改修や機能改善、バージョンアップが必要な企業に対して、柔軟かつ手軽に対応します。ドキュメントがなくても大丈夫です。
「エラー修正や機能改善が必要」
「メンテナンスできる人がいない」
「もっと使いやすくしたい」
「プラグインを追加したい」
そんなときに、気軽に相談できるサポートとして活用いただけます。費用もサブスク型で対応できます。
詳しくは特設サイトをご覧ください。
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